顧問紹介サービスにより案件が決定、緊張の企業面談、そして正式契約。いよいよ待ちに待った顧問業務のスタートです。
となれば、ここからどうするのか？何を準備しておけばよいのか？どうせなら少しでもうまく進めたい！そう思いますよね。そうです、喜んでるヒマはありません！顧問業務は、案件スタートまでの「事前準備」が肝心です。
僕も始めて顧問業務を請け負った時は、何をどうすればよいのかわからないまま業務に突入し、今になって考えると反省すべきところばかりです。しかし、そんな僕も現在は10社の顧問を任されるまでに至りました。
ここでは、現役顧問の僕が実際にどのような事前準備をして案件に挑んでいるかについてご紹介します。これから顧問業務に従事するあなたの次のステップの一助となれば幸いです。
初めての案件受注！次はどうする？
実務型顧問と一口にいっても、その業務内容はさまざまです。技術系、営業系、経営系など支援内容が異なれば顧問活動の進め方は大きく変わってきます。
一概にこれを準備すれば大丈夫というものはありませんし、相手企業様に合わせた柔軟な発想が不可欠なのはもちろんですが、僕が今までに経験した主な流れと、準備したもの・心構えをご紹介します。
いよいよキックオフミーティング
案件スタートに際し最初に行われるのが「キックオフミーティング」です。
「キックオフミーティング」は、達成すべきゴールに相違がないかを共有する場です。プロジェクトの「達成すべきゴール」像が、プロジェクトチームメンバーと顧問の双方で違っていては元も子もありません。両者はこの日のために大切な資源を持ち寄ります。それを無駄にしないためにも確実に目指すべき「ゴール」をしっかり抑えていきましょう。
また実際に活動を始めるとわかりますが、顧問は稼働日数が短く、企業メンバーと思いを確認し合える場は思ったより限られています。僕は、この最初の1回のミーティングで「ゴール」について話すことは貴重な機会であると捉え、慎重にミーティングに臨むようにしています。
“顔合わせ”ではない
一方、クライアント企業のプロジェクトメンバーはどのような心持ちかでいらっしゃるかと考えると、「社外から『顧問』を迎えることで一体どうなるのか？」「むちゃな指示ばかりされないだろうか？」「どんないい提案をしてくれるだろうか？」と期待と不安が入り混じった複雑な感情でキックオフミーティングに臨まれています。
「この人が顧問でよかった。この人なら確実に前進する。」と思ってもらえるかどうかは、プロジェクトを円滑に進めていく上で欠かせない要素です。キックオフミーティングを単なる「顔合わせ」にするのではなく、顧問としての自分を信頼してもらうチャンスと捉えてみましょう。
そこで僕がご紹介したいのは「自己紹介で注意したいこと」です。それは自分の自慢になる話は避けた方がいいということです。たとえ顧問派遣会社の営業担当により、「こちらの顧問は、過去にこんな実績があります」と紹介されたしても、それに合わせて自慢話をするのは絶対NGです。人の自慢話ほど退屈なものはありませんよね。
僕はそんな場合、その実績から学んだこと、その経験を今回はどう生かしていくつもりかという話くらいに留め、いつも自分は学び、それを生かし続けているんだという謙虚な姿勢で自己紹介をするようにしています。
プロジェクトメンバーを把握
キックオフミーティングは、クライアント企業のプロジェクトチームメンバー、部署のマネージャー、顧問派遣会社の営業担当者などで構成されます。これだけの人が一同に会する機会はなかなかありませんので、しっかりメンバーの顔・名前・役割を把握しましょう。
具体的に把握したいのは次のようなポイントです。
- プロジェクトメンバーの名前・部署名・役職名
- メンバーのプロジェクト内での役割と、プロジェクトの指揮命令系統
- 自分が直接やり取りすべき方はどの方か
- 予算や企画の決裁者がどの方か
そしてメンバーを把握するだけではなく、こちらのことも記憶に留めていただけたら嬉しいですよね。そこでおすすめしたいのがキックオフミーティング後の「お礼メール」です。
人間は1日たつと記憶の74%を忘却するといわれていますが、あるタイミングで復習をすればその忘却具合が少なくなるともいわれています。僕はいつも、お会いした１日後までにはお礼をかねたメッセージを送るように心がけています。
事前準備がなにより肝心
キックオフミーティングでは、プロジェクトメンバーの皆さんが何をどのように課題だと捉えているか、いつまでにどんな方法で課題解決をしたいと考えているかなど、聞きもらすことがないようにしっかりヒアリングをしましょう。
ここでまた1つおすすめしたいことがあります。それは事前に「自分なりの課題に対するストーリー」を作っておくことです。頭の中でイメージするだけでも構いませんが、できれば何かに記載しておくことをおすすめします。
そしてミーティングでヒアリングした内容と自分のストーリーを照らし合わせながら、その差異を埋めるようにして利用します。どこが自分の仮説との違いなのかも明確になりますし、そもそもの方向性が間違っていないかもよく把握できます。
キックオフミーティングは、ただクライアントが話すことをヒアリングするだけではなく、自分の仮説に間違いがないかをチェックするつもりで臨みましょう。何より事前準備が肝心です。
まとめ
喜ぶのもつかの間、案件がスタートすると同時に顧問としての腕前も試され始めています。そのため「キックオフ」とはいえ「事前準備」はやはり欠かせません。最初のキックオフミーティングに臨む前に、課題に対する調査・分析をじっくり行い、自分なりのストーリーをしっかり立てておきましょう。
当日はただの顔合わせで終始せず、自分を信頼してもらえるようにつとめ、プロジェクトメンバーをしっかり把握します。そして、しっかりプロジェクトメンバーの声をヒアリングし、自分の立てておいたストーリーとすり合わせをします。お互いの認識しているゴール像にずれがないようにする、それが目標です。
プロジェクトメンバー全員で顔を突き合わせる機会は想像以上に少ないものです。最初の１回を無駄にせず、また顧問としての手腕を惜しみなく発揮できるよう、事前準備をしっかりして臨みましょう。
