テレワーク化が進み、会議をWeb上で行なう企業も増えてきました。Web会議は別名オンライン会議とも呼ばれ、パソコンなどの端末を利用し離れた相手とリアルタイムで会議ができる仕組みのことです。自宅など場所を選ばず参加できるのはとても便利ですが、スムーズに進めるためにはWeb会議ならではのマナーがあります。
マナーを知らずにWeb会議に参加すると、相手を不快にさせてしまうことも。今後もWeb会議は増えていくことが考えられるので、顧問として最低限のマナーは身につけておきたいところです。
今回の記事はWeb会議でマナーが大切な理由と、具体的なマナーを7つに分けて解説します。Web会議をスムーズに進め、有意義なミーティングの時間にするために、ぜひご覧ください。
クライアントとのWeb会議でマナーが大切な理由
顧問として活動する上で、クライアントとの会議や打ち合わせは欠かせません。遠く離れている者同士がWeb上で会議できるのは便利ですが、対面での会議に比べてつい気楽に構えてしまいがち。
自分では大丈夫だと思っていても、クライアント側から見ると意外と気になることは多いものです。人は見た目が大切。第一印象はもちろん、油断して少しでもだらしない部分が見えてしまうと、せっかくのあなたのアドバイスに説得力がなくなってしまうことも。
自己管理できる人間か見られている
Web会議では、基本的に自分の上半身しか相手に映りません。そのため「これくらいなら大丈夫」と、身だしなみがおろそかになってしまう人もいるでしょう。
しかし画面を通して映る自分の姿で、自己管理できる人間かどうかが実は表出しています。自分の本来の姿が出ているといってよいでしょう。そのことをまずは理解し対面ではないからこそ、いつも以上に身だしなみには気を付けたいところです。
お互いが議論に集中できる環境づくりが大切
顧問として最大の力を発揮するためには、定期的に行なわれるWeb会議をスムーズかつ生産的なものにする必要があります。
お互いが議論に集中し円滑に会議を進めるためには、最適な環境作りが大切です。よい良い環境作りのためにマナーが大切になります。
がちがちにマナー設定する必要はありませんが、最低限のマナーを守ることで顧問側にとってもクライアント側にとっても、最大のパフォーマンスを発揮できるでしょう。
Web会議のマナー、おさえておきたいポイント７つ
ではWeb会議を行なう上で、どのようなマナーが求められているのでしょうか。押さえておきたいポイントは次の7つです。
- 事前にインターネット接続と機器を確認しておく
- 身だしなみや服装を整える
- 背景にも気を付ける
- 生活音が入らないように
- ミュートを活用する
- 明るさを保つ
- ゆっくりはっきり話す
順番に解説します。Web会議に慣れるまでは、会議のたびに指差しチェックするくらい、丁寧に確認するとよいでしょう。
事前にインターネット接続と機器を確認しておく
Web会議でよくあるトラブルが、カメラやマイクの設定ミスにより会議が進まないパターンです。音声が聞き取れなかったり画面表示がされなかったりすると、いつまでたっても会議がはじまらず、大幅な時間ロスとなる可能性があります。
会議が始まる前には、必ずインターネットの接続状況の確認とカメラやマイクが正常に動作するか確認しておきましょう。
顧問のWeb会議は基本的に、カメラオフではなく顔出しでの参加となります。顔出しはしなくていいやと思い設定をせずにいると、クライアント側に迷惑をかけることとなるので、必ずカメラの設定も忘れずに行ないましょう。
身だしなみや服装を整える
普段はスーツでも、Web会議となると身だしなみや服装はどうすれば良いのかわからない人もいると思います。企業の社風や雰囲気によって異なりますが、服装はビジネスカジュアルを基本としておくとよいでしょう。
先ほども触れましたが、Web会議は自宅でも参加できるので、身だしなみがおろそかになってしまう人もいます。
しかし寝ぐせだらけの頭や、ヨレヨレの服装では相手に悪い印象を与えることも。すばらしい提案をしても身だしなみがだらしなければ、説得力はありません。顧問の場合は、顔出しが基本なので、特に気を付けたいところです。
自己管理できない人と判断されてしまうこともあるので、身だしなみや服装はきちんと整えて会議に参加しましょう。
背景にも気をつける
カメラに映る背景にも気を配りたいものです。身だしなみがきちんとしていても、部屋が散らかっていたり、ゴミが映り込んでいたりしたら相手に失礼になります。
カメラやマイクの機器設定と一緒に、背景の設定もしておきましょう。背景が何も映り込まないようにしておくのがベストですが、難しい場合もあるかもしれません。最近は背景を自由に設定できるWeb会議のシステムもあるので、それを活用するとよいでしょう。
なるべく相手に不快感を与えないような背景づくりを心がけましょう。ペットや家族が映ってしまうのも避けたほうが無難です。
生活音が入らないように
Web会議していると、周りの生活音が意外に聞こえてしまうもの。場合によっては室内ではなく屋外の音も聞こえてしまうことがあります。
誰かが発言している最中に、他の人の生活音が聞こえていたら、会議に集中しづらくなってしまいます。会議に参加する場所は、なるべく静かな場所を選ぶことが大切です。もし自宅で家族がいる場合は、Web会議することを事前に伝えて協力してもらうようにしましょう。
マイク付きのイヤフォンやヘッドフォンなどを利用するのもおすすめです。パソコン内蔵のスピーカーに比べて音が聞き取りやすく、周囲の音をシャットアウトするので、会議に集中しやすくなります。使用する場合は、必ずマイクとカメラテストを忘れないようにしましょう。
ミュートを活用する
ずっとマイクをオンにして会議に参加している人がいますが、自分は発言していないから大丈夫だと思っていても、先ほどの生活音や予期せぬ音などが聞こえてしまうことがあります。
Web会議は参加人数が多いほど、雑音が入る可能性があります。不要な音は発言している人の妨げとなり、会議の進行にも影響が出てしまいます。
そこで自分が発言する時以外は、ミュート機能を活用しましょう。ミュートすることにより、会議に不要な雑音をシャットアウトできるので、円滑な会議の進行に役立ちます。
明るさを保つ
Web会議の場合は明るさにも気を付けましょう。逆光や暗いところでは、自分の姿がうまく映らず表情も相手に伝わりません。会議に集中できない原因になってしまうこともあります。
もし部屋の明るさが足りない場合は、Web会議のシステムでも明るさ設定できる場合があるので、適度な明るさになるよう調整するとよいでしょう。もしそれでもダメなようであれば、撮影用のライトをつけてみるのもおすすめです。
ゆっくりはっきり話す
対面会議でも大切なことですが、Web会議上ではさらにゆっくりはっきり話すことが求められます。なぜならそれぞれのネット環境によって、音声の伝わるスピードが異なる場合があるためです。途中で途切れてしまったりタイムラグが発生したりすることも。
そのため早口やモゴモゴと話していては、相手が十分に聞き取れません。最悪の場合、内容が理解できないまま会議が進行してしまうこともあります。
議論が活発になるとつい早口になってしまいがちですが、ゆっくりはっきりを意識して発言するようにしましょう。
会議に臨む前にこれも準備しておこう
Web会議を生産的かつスムーズに進めるには、事前準備が大切です。ここでは会議前に準備するべきことについて２つ紹介します。
事前に会議資料を参加者全員に共有
効率的に会議を進めるためにも、資料などは事前に参加者に共有しておくようにしましょう。
共有できていない場合、最初にどのような会議内容なのか１から説明しなければならず、余計な時間がかかることになってしまいます。事前に共有しておけば、参加者もどのような内容か把握した上で会議に参加できるので、スムーズな進行が可能です。
開始時刻だけでなく終了時刻も決めておく
開始時刻は決められていることが多いと思いますが、終了時刻を設定している会議は少ないもの。しかし効率よく会議を進めたいならば、終了時刻も設定しておくことがおすすめです。時間をあらかじめ区切っておくことにより、ダラダラとした会議になることを防ぐことができます。
Web会議する際は、終了時刻も設定して参加者に伝えるようにしましょう。一般的に人が集中できるのは50分から1時間程度といわれているので、会議もその時間内に収めるとよいでしょう。
まとめ
Web会議のマナーについて解説しました。Web会議は別名オンライン会議と呼ばれることもあり、時代の流れから今後も増えていくことが考えられます。
Web会議ができれば、離れたクライアントとも業務を進められるので、仕事の幅も増える可能性があります。顧問としてうまく活用するべきでしょう。
スムーズかつ生産性の高い会議にすることはもちろん、相手に不快感を与えないようにするためにもマナーや事前準備は大切です。常に画面越しにチェックされていることを意識し、身だしなみや、会議中の環境には気を使いましょう。
Web会議の普及により、便利なグッズも増えています。マイク付きのヘッドフォンやイヤフォンなどは、声が聞き取りやすく周りの音をシャットアウトする効果もあるので、それらも上手に活用するとよいでしょう。
