顧問活動をスタートする前に揃えておきたいツール | 顧問ライフ

顧問活動をスタートする前に揃えておきたいツール

顧問活動をスタートする前に慣れておこう

契約が決まり、企業へ行く前に準備をしておくだけでなく、それぞれのツールに慣れておきましょう。特にモバイル関係はいままでなじみが少ない、という方は特に、サクサクと使えるようにしておきましょう。

一般企業で働いていたときは、会社にあるものを当たり前に使っていたという人も多いと思います。顧問は個人事業主ですので、自分のビジネスツールは自分で準備、管理するという意識も大切です。

PC環境は整えて

ノートパソコン

持ち運びできるノートパソコンは必須です。おすすめはMac book air 13インチです。もちろんWindowsの方が使い慣れているというのであれば、それでも問題ありません。持ち運びの便利なタブレットで、という人もいるかもしれませんが、作業のしやすさの面で容量のあるノートパソコンにはかないません。

モバイルバッテリー

企業で業務にあたるときだけでなく、カフェなど外で仕事をする時に欠かせないのが、モバイルバッテリーです。電源が確保できる場合もありますが、そうでない場合を想定しておくのが肝心です。バッテーリーは2つ充電して常に持ち歩くことをおすすめします。

ポケットWi-Fi

最近はフリーWi-Fiが使える場所も多くなってきましたが、ポケットWi-Fiを用意することをおすすめします。フリーWi-Fiは速度がイマイチだったり、セキュリティに不安があるためです。顧問は企業の情報を扱うこともあるので、漏洩を防ぐためにもセキュリティには最新の注意が必要です。

スムーズなコミュニケーションのために

企業の担当者、チームのメンバーとコミュニケーションをスムーズに取れるような環境を作っておきましょう。週に月に勤務日数も様々ですが、勤務日以外にも進捗状況を確認したり、アドバイスを求められたりすることもあります。顔を合わせないときこそ、しっかりと連絡すること、データを共有することは大切なことです。企業によってコミュニケーション手段も変わりますが、使えるように用意しておきましょう。

Gmail

ビジネスマンのメールツールの代表格です。手間をかけずにGoogleサービスと連携させることもできます。またメール機能だけでなく、「Google Tasks」というToDoリストツールも搭載されているので、Gmailできた業務依頼をそのままタスク登録することもできます。

Skype(スカイプ)・Zoom(ズーム)

オンラインミーティングで使うツールとして便利なのが「Skype」や「Zoom」です。オンラインミーティング、ウェブ会議、ビデオ会議と呼び方はいろいろですが、個人間はもちろん何十人もの大人数で画面越しに会話をすることができます。画面共有ができたり、Zoomではホワイトボード機能があったりします。

Chatwork(チャットワーク)・Slack(スラック)

ビジネスチャットツールの「Chatwork」や「Slack」は連絡やデータ共有に便利なツールです。チャット機能はもちろん、スムーズなデータ共有、マルチデバイス対応、タスク整理もできるので、その使い勝手の良さから多くの企業が使っています。Chatworkはタスク管理機能がついていますし、SlackはGoogleカレンダーやskypeなど外部サービスと連携が可能です。

案件が増えても大丈夫!スケジュール・タスク管理

自分のスケジュールはもちろん、タスク管理のためにツールを活用しましょう。顧問先が増えてきたり、複業で顧問をしたりするとスケジュール・タスク管理だけでも特に重要となってきます。リマインド機能なども活用し、漏れがないようにしましょう。

Googleカレンダー

スケジュール管理はGoogleカレンダーが便利です。スマホ、パソコンなどどこでも確認できます。また共有機能もあるので、顧問先のチームとのスケジュール共有にも使えます。Slackとの連携も可能です。

Backlog

幅広い業種で使われているプロジェクト管理ツールです。タスク数や関わる人数が多い社外とのプロジェクト管理でも使うことができます。スケジュール管理、ファイル共有、Wikiで情報共有など機能が充実しているだけでなく、直感でわかるUI設計でとても使いやすいツールです。

データ共有ツール

データ共有ツールでおすすめなのは「Googleドライブ」と「Dropbox」です。オンラインストレージに自動同期されるので、万が一パソコンが壊れたり、新しいパソコンに買い替えたりしたときでもスムーズです。

Googleドライブ

Googleドライブはフリーツールで、自分のデータ管理だけでなく、リンクを共有することで複数人と簡単にフォルダを共有することができます。

Dropbox(ドロップボックス)

「Dropbox」は最高16GBまでなら無料で使用することができます。有料ブランだと2TB、3TB、5TBと容量に合わせてプランがあります。共有機能に優れていて幅広い企業で使われています。

意外と重要

これまでお話してきたものはすべてWeb環境に関するツールですが、アナログなものも大切だったりします。

ノートとペン

急な電話の内容をサッとメモする時、アイディアが湧いた時イラストや図で描いておくなど、ノートとペンの方が早い場合があります。

機能性の高いバッグ

顧問活動をしていると資料も多くなります。たくさんの資料を持ち運べ、すぐに取り出せるのは重要です。また置く場所もとらないコンパクトなタイプがおすすめです。ビジネスバッグタイプ、リュックタイプ、など好みに合わせて使い勝手のよいバックを用意しておきましょう。

まとめ

顧問活動をスムーズにスタートさせるためにどれも必要なものです。用意できたら、実際に使えるように準備しておきましょう。顧問業務に集中するためにも大いに役立ってくれるはずです。