「時間管理のマトリックス」は第34代アメリカ大統領アイゼンハワーが実践した仕事術を元に、スティーブン・R.コヴィー氏によって『７つの習慣』で体系化されました。この本は世界的なベストセラーにもなり、様々な関連書籍が出版されたり、セミナーも多く開催されたりしています。自分の時間を自分でコントロールすることで、ビジネス・プライベートともに本当にやりたいことに時間を使えるようになります。
今回はタスクの優先度を可視化する「時間管理のマトリックス」について、詳しく解説していきたいと思います。自分の時間を有意義に使いたい、現状を変えたい、人生を変えたいと模索している方はぜひ読んでみてください。
「時間管理のマトリックス」を活用して、本当に重要なことに集中できるタスク管理を
ビジネスもプライベートもやりたいことはあるけれど、細々としたことで一日が終わってしまっている、充実させようと思えば思うほど時間に追われていく、という方も多いのではないでしょうか。
意識してもしなくても目の前に現れる「緊急なこと」に時間を使っていることが多いものです。ビジネスでも「今日中にやっておいてください」と頼まれたら慌てて取り組みます。締め切りを守ることは信用問題にも関わるので優先すべきですが、緊急なことばかり優先していると、本来自分がやるべきこと、自分にとって必要なことを実践できなくなってしまいます。
そこで「時間管理のマトリックス」を活用することで、自分の時間の使い方を客観的に見直し改善することができます。
時間管理のマトリックスとは
時間管理のマトリックスはスティーブン・R・コヴィー氏の著書『７つの習慣』にある考え方です。緊急性と重要性という２つの軸から４つのマトリックスをつくり、それぞれの領域を定義しています。限られた時間を有効に活用するために非常に有用なアイデアです。
『完訳７つの習慣 人格主義の回復』スティーブン・R.コヴィー著 キングベアー出版
「重要度」と「緊急度」でタスクの優先度を分ける
ではタスクの優先度を４つの領域に分類していきます。具体例をあげて解説していきます。
第1領域…緊急度も重要度も「高」
緊急かつ重要なタスクです。最優先で着手する必要があります。
例）危機や災害、トラブル対応、病気や事故、期限のある仕事や会議、壊れたツールの修理
第2領域…緊急度は「低」重要度は「高」
自分にとってビジネスやプライベートで価値があるもので、長期的に関わってくるタスクです。後回しにされがちですが、将来に向けて取り組んでおくべき事柄です。
例）健康維持のための運動、スキルアップの勉強、自己啓発、将来の計画策定、豊かな人間関係の構築
第3領域…緊急度は「高」重要度は「低」
重要度は低いものの他の誰かにとっては急を要する仕事です。すぐに着手すべきですが、時間を取られすぎると自分のビジネスやプライベートに悪影響を及ぼします。
例）突然の電話・来訪、重要でない会議、重要でないメール・SNS、無意味や接待や付き合い
第4領域…緊急度も重要度も「低」
自分にとって緊急でも重要でもないことです。可能な限りやらずに済むように調整すべきものです。
例）暇つぶし、なんとなくの長電話、待ち時間、噂話、現実逃避
短期的には１→２→３→４の順に着手し、長期的には２→１→３→４の順に行うと効率よく進められます。
第2領域「緊急ではないが重要」に時間を使う
意識せずに日常を送っていると、意外と第3領域と第4領域に時間を使っていることに気づくのではないでしょうか。時間管理のマトリックスで重要な点は、第2領域に取り組む時間を増やしていくことです。第2領域は緊急性が高くないし、すぐに成果が見えるわけではないので、日々のやるべきことに忙殺されると後回しにされがちです。それゆえ第2領域に取り組む時間を意識して作りましょう。
自分のスケジュールの中に、まずは時間を確保します。毎朝始業前の１時間や就寝前の３０分、毎日が難しければ土曜日16時～17時、など自分にアポを入れる感覚でその時間を持ちましょう。第2領域の事柄に時間を使う習慣をまずはつくりましょう。
時間を最大限に使うための具体的な３つのアクション
とはいうものの１日２４時間、そんな時間を作れそうにない、という方もいらっしゃるかもしれません。そんな方に、時間を捻出する具体的な３つのアクションをご紹介します。
第4領域のタスクを減らす
緊急度・重要度ともに低いことをすぐにやめる決断をしましょう。手をつけるべきではありません。
第3領域の内容を考える
緊急度は高いが重要度は低いタスクについて、内容を考えてみましょう。
第1領域を効率化する
最優先でやるべき事柄ですが、できる限りタスクの効率化を図りましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。自分のタスクをあらためて見直してみると、「行動の癖」といえるものが見えてくるのではないでしょうか。まずは客観的に現状を把握し、それからご紹介したアクションを実践し、時間の使い方を変えていくことが大切です。第2領域を増やすことによって、一歩一歩着実に豊かな人生へと近づいていくことができるようになります。
「時間管理のマトリックス」のテンプレートをダウンロードできます。自分の行動を客観的に把握するためにもぜひ活用してみてください。
顧問業は個人事業主です。自分で自分を管理し、スキルアップしていく必要性を私もひしひしと実感しています。この記事でご紹介した時間管理のマトリックスの考え方を実践して、自分の時間をコントロールしてみませんか。あなたのセルフマネジメントのお役に立てることを願っています。
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